Make.com vs Zapier Vergleich: Was ist besser für KMU?

Was sind Make.com und Zapier?

Bevor wir in den detaillierten Make.com vs Zapier Vergleich einsteigen, kurz zur Einordnung: Beide Plattformen sind sogenannte Integration-as-a-Service-Tools (iPaaS), die es ermöglichen, verschiedene Software-Anwendungen miteinander zu verbinden, ohne dass Sie Code schreiben müssen.

Zapier ist der Pionier auf diesem Gebiet und seit 2011 am Markt. Die Plattform hat sich als benutzerfreundliche Lösung etabliert, die selbst technisch unerfahrene Personen nutzen können. Make.com (früher Integromat) wurde 2016 gegründet und positioniert sich als die leistungsfähigere Alternative für komplexere Automatisierungen.

Beide Tools funktionieren nach dem gleichen Grundprinzip: Sie erstellen "Workflows" (bei Zapier "Zaps" genannt, bei Make.com "Scenarios"), die aus Triggern (Auslösern) und Aktionen bestehen. Beispiel: Wenn in Ihrem CRM ein neuer Lead eingeht (Trigger), wird automatisch eine E-Mail versendet und ein Task in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellt (Aktionen).

Zapier: Der Marktführer für Einsteiger

Zapier ist die beliebteste Automatisierungs-Plattform mit über 6'000 verfügbaren App-Integrationen. Die Stärke liegt in der extrem einfachen Bedienung: Das lineare Schritt-für-Schritt-Interface ist selbsterklärend. Für einfache Automatisierungen wie "Neuer Lead in CRM → E-Mail an Vertrieb" ist Zapier oft die schnellste Lösung.

Make.com: Das Powerhouse für komplexe Workflows

Make.com bietet ein visuelles Interface, das wie ein Flussdiagramm aufgebaut ist. Sie sehen Ihre gesamte Automatisierung auf einen Blick und können verzweigte Logik, Schleifen und parallele Prozesse erstellen. Mit über 1'500 Apps ist die Auswahl etwas kleiner, aber die Tiefe der Integration ist oft grösser. Make.com eignet sich besonders für komplexere Geschäftsprozesse.

Make.com vs Zapier Vergleich: Die Kosten im Detail

Ein kritischer Faktor bei der Entscheidung sind die Kosten. Hier unterscheiden sich beide Plattformen erheblich, und je nach Nutzungsintensität kann einer der Anbieter deutlich günstiger sein.

Zapier berechnet nach "Tasks". Ein Task ist jeder Schritt in einer Automatisierung, der eine Aktion ausführt (ausgenommen der Trigger). Ein einfacher Workflow mit Trigger + 2 Aktionen verbraucht also 2 Tasks pro Durchlauf.

Make.com rechnet nach "Operations". Eine Operation ist ähnlich einem Task, aber Make.com ist bei der Berechnung oft grosszügiger. Besonders bei komplexen Workflows mit vielen Schritten ist Make.com meist deutlich günstiger.

**Kostenvergleich nach Preisstufen:**

| Kriterium | Zapier | Make.com | |-----------|--------|----------| | **Kostenloser Plan** | 100 Tasks/Monat, 5 Zaps | 1'000 Operations/Monat, 2 Scenarios | | **Einsteiger-Plan** | $29.99/Monat (750 Tasks) | $10.59/Monat (10'000 Operations) | | **Professional-Plan** | $73.50/Monat (2'000 Tasks) | $18.82/Monat (40'000 Operations) | | **Team/Business-Plan** | $598/Monat (50'000 Tasks) | $34.12/Monat (100'000 Operations) | | **Multi-Step-Workflows** | Ab Professional-Plan | In allen Plänen inklusive | | **Premium Apps** | Kosten extra (ab $58/Monat) | In allen Plänen inklusive |

*Preise Stand 2024, in USD. Schweizer Preise können durch Währungsumrechnung leicht abweichen.*

Für ein typisches Schweizer KMU bedeutet das: Wenn Sie mehr als 5-10 Automatisierungen mit je mehreren Schritten laufen haben, wird Make.com schnell günstiger. Ein konkretes Beispiel: Ein Workflow mit 10 Schritten, der 200 Mal pro Monat läuft, verbraucht bei Zapier 2'000 Tasks (73.50$/Monat), bei Make.com nur 2'000 Operations (im 10.59$/Monat-Plan enthalten).

Versteckte Kosten beachten

Bei Zapier kommen Premium-Apps hinzu: Zugriff auf Apps wie Salesforce, NetSuite oder HubSpot kostet zusätzlich mindestens 58$/Monat. Make.com bietet alle Apps in allen Plänen an – ein erheblicher Kostenvorteil, wenn Sie solche Tools nutzen.

Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve

In unserem Make.com vs Zapier Vergleich zeigt sich hier der grösste Unterschied: Die Plattformen sprechen unterschiedliche Nutzergruppen an.

**Zapier punktet mit Einfachheit:** Das Interface ist linear aufgebaut. Sie fügen Schritt für Schritt Trigger und Aktionen hinzu. Für jemanden ohne technische Vorkenntnisse ist das sofort verständlich. Viele unserer Kunden starten ihre ersten Automatisierungen innerhalb von 30 Minuten selbst. Die Templates-Bibliothek von Zapier bietet tausende vorgefertigte Workflows, die Sie per Klick aktivieren können.

**Make.com braucht Einarbeitung:** Das visuelle Canvas-Interface zeigt Ihren Workflow als Flussdiagramm. Das ist zunächst gewöhnungsbedürftig, aber sobald Sie es verstehen, haben Sie viel mehr Überblick und Kontrolle. Sie sehen auf einen Blick, wie Daten fliessen, wo Verzweigungen sind und wo Fehler auftreten könnten.

Für Schweizer KMU bedeutet das: Wenn Sie simple Automatisierungen wie "Neue Excel-Zeile → E-Mail senden" umsetzen wollen, ist Zapier schneller. Wenn Sie aber Prozesse wie die automatische Dokumentenverarbeitung oder komplexe CRM-Automatisierung planen, lohnt sich die Einarbeitung in Make.com.

Support und Dokumentation

Zapier bietet umfangreichen Support mit Live-Chat ab dem Professional-Plan und eine grosse Community. Die Dokumentation ist ausgezeichnet, aber oft sehr grundlegend. Make.com hat eine technischere Community und hervorragende Video-Tutorials. Der Support reagiert schneller auf komplexe technische Fragen – was für anspruchsvolle Projekte wichtig ist.

Funktionsumfang und Möglichkeiten

Hier zeigt sich im Make.com vs Zapier Vergleich die wahre Stärke von Make.com – aber auch, wo Zapier seine Berechtigung hat.

**Zapier ist perfekt für lineare Workflows:** Sie können mehrstufige Automatisierungen bauen, Filter setzen und grundlegende Verzweigungen erstellen. Für 80% der typischen KMU-Automatisierungen reicht das völlig aus. Die Stärke liegt in der riesigen App-Auswahl: Mit 6'000+ Integrationen finden Sie praktisch jede Software, die Sie nutzen.

**Make.com ist ein Entwicklungs-Tool ohne zu programmieren:** Sie können: - Komplexe bedingte Logik aufbauen (wenn-dann-sonst auf mehreren Ebenen) - Schleifen erstellen (z.B. durch Listen von Kontakten iterieren) - Mehrere Pfade parallel laufen lassen - Daten transformieren, filtern und aggregieren - Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik einbauen - HTTP-Requests für Custom-APIs senden

Ein praktisches Beispiel: Angenommen, Sie wollen Rechnungen automatisch verarbeiten. Mit Zapier können Sie "Neue Rechnung im E-Mail → Speichern in Dropbox → Benachrichtigung senden" umsetzen. Mit Make.com können Sie zusätzlich: - Die Rechnung per OCR auslesen - Die Daten validieren und in Ihr Buchhaltungssystem eintragen - Bei Unstimmigkeiten verschiedene Personen benachrichtigen - Zahlungsfristen tracken und Mahnungen automatisieren

Für Schweizer KMU, die ihre Buchhaltung automatisieren wollen, ist dieser Unterschied entscheidend.

App-Integrationen im Vergleich

Zapier: 6'000+ Apps, darunter praktisch alle bekannten Tools. Neue Apps werden laufend hinzugefügt. Make.com: 1'500+ Apps, aber oft tiefere Integration. Für Schweizer KMU wichtig: Beide bieten Integrationen für lokale Tools wie Bexio, Run my Accounts oder Swiss Post. Bei exotischeren Tools hat Zapier die Nase vorn.

Datenverarbeitung und Transformation

Make.com ist hier überlegen: Sie können Daten filtern, formatieren, zusammenführen und umstrukturieren – alles visuell. Zapier bietet grundlegende Formatter-Funktionen, aber für komplexe Datenverarbeitung stossen Sie schnell an Grenzen. Wenn Sie beispielsweise Daten aus mehreren Quellen zusammenführen und bereinigen müssen, ist Make.com deutlich leistungsfähiger.

Fehlerbehandlung und Zuverlässigkeit

Ein oft übersehener Aspekt im Make.com vs Zapier Vergleich: Was passiert, wenn etwas schiefgeht?

Beide Plattformen sind grundsätzlich sehr zuverlässig mit einer Uptime von über 99.9%. Der Unterschied liegt in der Fehlerbehandlung:

**Zapier:** Wenn ein Step fehlschlägt, stoppt der gesamte Zap. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und können den Zap manuell erneut ausführen. Das ist transparent, aber bei vielen Automatisierungen kann das zu viel manuellem Aufwand führen. Auto-Replay versucht fehlgeschlagene Tasks automatisch erneut – das kostet aber zusätzliche Tasks.

**Make.com:** Bietet granulare Fehlerbehandlung. Sie können für jeden einzelnen Schritt definieren, was bei einem Fehler passieren soll: Ignorieren und weitermachen, alternativen Pfad nehmen, oder stoppen. Sie können auch Wiederholungslogik einbauen: "Versuche es 3x im Abstand von 5 Minuten, bevor du aufgibst." Das macht Ihre Automatisierungen robuster.

Für Geschäftsprozesse, die kritisch sind (z.B. Auftragsverarbeitung, Kundenservice), ist diese Flexibilität wertvoll. In unseren Projekten für Schweizer KMU setzen wir Make.com ein, wenn Zuverlässigkeit und automatische Fehlerbehandlung wichtig sind.

Debugging und Testing

Make.com bietet ein überlegenes Debugging-Erlebnis: Sie können jeden Durchlauf Ihres Scenarios im Detail ansehen, sehen genau welche Daten durch jeden Step geflossen sind, und können jeden Step einzeln erneut ausführen. Das vereinfacht die Fehlersuche enorm. Zapier zeigt Ihnen die Task-History, aber weniger detailliert.

Wann sollten Sie Zapier wählen?

Trotz der vielen Vorteile von Make.com gibt es Situationen, in denen Zapier die bessere Wahl ist:

**1. Sie brauchen eine schnelle, einfache Lösung** Wenn Sie heute eine Automatisierung brauchen und keine Zeit für Einarbeitung haben, ist Zapier ideal. Die Templates-Bibliothek und die intuitive Bedienung sparen Zeit.

**2. Ihre Workflows sind simpel und linear** Wenn Sie Automatisierungen wie "Neuer Kontakt in CRM → Willkommens-E-Mail" oder "Neue Datei in Dropbox → Benachrichtigung in Slack" umsetzen wollen, ist Zapier perfekt. Kein Grund, mit Kanonen auf Spatzen zu schiessen.

**3. Sie nutzen sehr spezifische oder neue Apps** Die 6'000+ Integrationen von Zapier bedeuten: Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihre Tools unterstützt werden. Besonders neue SaaS-Tools integrieren oft zuerst mit Zapier.

**4. Ihr Team ist nicht technisch versiert** Wenn die Personen, die Automatisierungen erstellen sollen, keinen IT-Hintergrund haben, ist Zapier zugänglicher. Die Lernkurve ist flacher, die Frustration geringer.

**5. Sie haben ein kleines Automatisierungs-Volumen** Mit dem kostenlosen Plan (100 Tasks) oder dem Starter-Plan können Sie viele einfache Automatisierungen laufen lassen, ohne dass Kosten explodieren.

Wann sollten Sie Make.com wählen?

Make.com ist die bessere Wahl, wenn:

**1. Ihre Prozesse komplex sind** Sobald Sie Verzweigungen, Schleifen, Fehlerbehandlung oder parallele Prozesse brauchen, ist Make.com überlegen. Typische Anwendungsfälle für Schweizer KMU: CRM-Automatisierung mit Logik nach Kundensegment, automatische Auftragsabwicklung mit Validierung, oder Dokumentenverarbeitung mit OCR und Datenextraktion.

**2. Sie viele Schritte pro Workflow haben** Die Operations-basierte Preisgestaltung macht Make.com bei umfangreichen Workflows günstiger. Ein Workflow mit 15 Schritten, der 1'000x pro Monat läuft: Bei Zapier 15'000 Tasks (Professional-Plan für $73.50), bei Make.com 15'000 Operations (Starter-Plan für $10.59).

**3. Datenverarbeitung zentral ist** Wenn Sie Daten zwischen Systemen nicht nur übertragen, sondern transformieren, validieren und anreichern müssen, ist Make.com das richtige Tool. Beispiele: E-Commerce-Automatisierung mit Bestandsabgleich, Buchhaltung automatisieren mit Datenbereinigung, oder Kundenservice mit intelligenter Ticket-Verteilung.

**4. Sie Premium-Apps nutzen** Falls Sie Salesforce, HubSpot, NetSuite oder ähnliche Enterprise-Tools nutzen, zahlen Sie bei Zapier zusätzlich. Bei Make.com sind alle Apps inklusive – das spart schnell 50-100$/Monat.

**5. Skalierung geplant ist** Wenn Sie heute mit wenigen Automatisierungen starten, aber planen, Ihr gesamtes Unternehmen zu automatisieren, ist Make.com die zukunftssichere Wahl. Die Plattform wächst mit Ihren Anforderungen mit, ohne dass Sie auf ein anderes Tool migrieren müssen.

Für unsere Kunden im Bereich AI Automatisierung Treuhand Schweiz oder KI Lösungen Immobilienbranche setzen wir primär auf Make.com, da die Geschäftsprozesse dort komplex sind.

Make.com vs Zapier Vergleich: Die Entscheidungsmatrix

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, hier eine kompakte Gegenüberstellung:

| Kriterium | Zapier besser | Make.com besser | |-----------|---------------|------------------| | **Einstiegsfreundlichkeit** | ✓✓✓ Sehr einfach | ✓✓ Einarbeitung nötig | | **Komplexe Workflows** | ✓ Grundlegende Logik | ✓✓✓ Unbegrenzte Komplexität | | **Kosten bei vielen Steps** | ✗ Teuer | ✓✓✓ Deutlich günstiger | | **App-Auswahl** | ✓✓✓ 6'000+ Apps | ✓✓ 1'500+ Apps | | **Datenverarbeitung** | ✓ Basics | ✓✓✓ Erweitert | | **Fehlerbehandlung** | ✓ Standard | ✓✓✓ Granular | | **Debugging** | ✓ Ausreichend | ✓✓✓ Detailliert | | **Support-Community** | ✓✓✓ Sehr gross | ✓✓ Gut | | **Premium-Apps** | ✗ Kosten extra | ✓✓✓ Inklusive | | **Visuelle Übersicht** | ✓ Linear | ✓✓✓ Canvas-View | | **Learning Resources** | ✓✓✓ Umfangreich | ✓✓ Gut | | **Preis-Leistung** | ✓ Fair für Basics | ✓✓✓ Exzellent |

Wenn Sie sich unsicher sind, können wir in einem kostenlosen Analyse-Gespräch Ihre spezifischen Anforderungen durchgehen und eine Empfehlung aussprechen.

Hybride Ansätze sind möglich

In der Praxis nutzen einige unserer Kunden beide Tools parallel: Zapier für einfache, schnelle Automatisierungen und Make.com für komplexe Geschäftsprozesse. Das erfordert zwar zwei Subscriptions, kann aber Sinn machen, wenn verschiedene Teams unterschiedliche Anforderungen haben.

Integration in Ihr Unternehmen: Praktische Tipps

Unabhängig davon, ob Sie sich für Make.com oder Zapier entscheiden, hier einige Best Practices für Schweizer KMU:

**Starten Sie klein:** Beginnen Sie nicht mit der Automatisierung Ihres gesamten Unternehmens. Wählen Sie einen schmerzhaften, wiederkehrenden Prozess aus und automatisieren Sie diesen. Beispiele: Lead-Verwaltung, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation.

**Dokumentieren Sie Ihre Workflows:** Beide Tools erlauben es, Beschreibungen zu hinterlegen. Nutzen Sie das! Wenn Sie in 6 Monaten eine Automatisierung anpassen müssen, werden Sie froh sein, wenn Sie nachvollziehen können, warum Sie bestimmte Entscheidungen getroffen haben.

**Testen Sie vor dem Go-Live:** Beide Plattformen bieten Test-Modi. Nutzen Sie diese ausgiebig, bevor Sie eine Automatisierung scharf schalten – besonders bei geschäftskritischen Prozessen.

**Planen Sie Fehlerszenarien:** Was passiert, wenn eine App down ist? Wenn Daten fehlerhaft sind? Bauen Sie Benachrichtigungen und Fallback-Mechanismen ein.

**Schulen Sie Ihr Team:** Die besten Automatisierungen nützen nichts, wenn niemand weiss, wie sie funktionieren. Investieren Sie in Schulungen, damit Ihr Team die Tools selbst nutzen kann.

Für Unternehmen, die umfassende Automatisierung planen – etwa im Bereich Automatisierung Handwerk und Bau oder E-Commerce Automatisierung KI – empfehlen wir professionelle Unterstützung beim Setup.

Datenschutz und DSGVO-Konformität

Beide Plattformen sind DSGVO-konform und bieten Data Processing Agreements (DPA) an. Zapier hostet primär in den USA (mit EU-Rechenzentren verfügbar), Make.com in der EU. Für Schweizer Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen kann das ein Entscheidungskriterium sein. Achten Sie darauf, dass Sie einen Business Associate Agreement (BAA) abschliessen, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten.

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Nach diesem umfassenden Make.com vs Zapier Vergleich lässt sich festhalten: Es gibt keine pauschale Antwort, welches Tool besser ist. Es kommt auf Ihren Anwendungsfall an.

**Wählen Sie Zapier, wenn:** - Sie schnell starten wollen ohne Einarbeitung - Ihre Workflows simpel und linear sind - Sie primär bekannte Standard-Apps verbinden - Ihr Team nicht technisch versiert ist - Sie ein begrenztes Automatisierungs-Volumen haben

**Wählen Sie Make.com, wenn:** - Ihre Prozesse komplex sind mit Verzweigungen und Logik - Sie viele Schritte pro Workflow haben - Datenverarbeitung und -transformation wichtig sind - Sie Premium-Apps nutzen (Salesforce, HubSpot etc.) - Sie skalieren wollen und zukunftssicher investieren möchten - Granulare Fehlerbehandlung wichtig ist

Für die meisten wachstumsorientierten Schweizer KMU, die ernsthaft in Automatisierung investieren wollen, empfehlen wir Make.com. Die etwas steilere Lernkurve lohnt sich durch niedrigere Kosten, mehr Flexibilität und bessere Skalierbarkeit.

Wenn Sie aber primär Marketing-Automatisierung im kleinen Rahmen betreiben wollen oder ein Team ohne IT-Affinität haben, ist Zapier die pragmatischere Wahl.

Bei AutomationAI Solutions haben wir beide Plattformen im Einsatz und können Sie herstellerunabhängig beraten. In unseren Projekten – sei es im Kundenservice Chatbot für KMU oder bei der automatischen Dokumentenverarbeitung – wählen wir das Tool, das am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Alternativen zu Make.com und Zapier

Der Vollständigkeit halber sollten auch Alternativen erwähnt werden, auch wenn unser Make.com vs Zapier Vergleich diese beiden Marktführer fokussiert:

**n8n:** Open-Source-Alternative, die Sie selbst hosten können. Sehr mächtig und kostenlos, aber erfordert technisches Know-how für Setup und Wartung. Gut für Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen und eigener IT-Abteilung.

**Workato:** Enterprise-Lösung mit entsprechenden Preisen. Sehr leistungsfähig für grosse Organisationen mit komplexen Anforderungen, aber für KMU meist überdimensioniert.

**Microsoft Power Automate:** Gute Wahl, wenn Sie bereits im Microsoft-Ökosystem sind (Office 365, Dynamics). Integration mit Microsoft-Produkten ist exzellent, ausserhalb davon weniger umfangreich.

**Tray.io:** Ähnlich wie Workato positioniert, mit Fokus auf Enterprise-Kunden. Leistungsstark, aber preislich ausserhalb des KMU-Segments.

Für die meisten Schweizer KMU sind Make.com und Zapier die pragmatischsten Optionen: Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, keine eigene Infrastruktur nötig, breite App-Unterstützung.